ビジネスメールを送る時のマナーについて

みなさんは、仕事でメールを使う機会は多いと思います。
最近は「電話よりメールで連絡ください」という方も多いですよね。

ビジネスメールの本文の書き方や言い回しなどは、日頃から気をつけている方もいるかもしれませんが、
メールの送信時に気をつけたいマナーを気にしたことはありますか?
今回は、ビジネスメールを送る時のマナーについてお話しします。

ビジネスメールのマナーについて

To、Cc、Bccの使い分け

Toへは普段みなさんが使っている通り、メールで要件を伝えたい相手のアドレスを記載します。
CcとBccの違いはご存知でしょうか?
個人のお客様相手ですと、そんなに使う機会がないかもしれませんが、会社にメールをする場合は、使う可能性もあります。使い分けには注意しましょう。

・Cc
Toに入力したアドレスの持ち主の他に、メールの内容を一緒に確認してもらいたい方のアドレスを記載します。
Ccは送信相手全員にアドレスが分かってしまいます。
個人情報が漏洩する可能性もありますので、使用する際は注意しましょう。

・Bcc
Bccにアドレスを記載しても、送信先の相手にアドレスは表示されません。
面識がないため、送信相手にアドレスを表示させない方がいい場合などに使います。
お互いに面識のない複数の人にメールを送る場合は、ToやCcではなく、Bccに入れるようにしましょう。

To、Cc、Bcc全てに当てはまりますが、メールを送信する前には、一度確認し、宛先を間違えないように注意しましょう。

件名の書き方

相手にメールを送るときは、件名は分かりやすく、簡潔に書く必要があります。
長すぎると末尾が切れてしまうため、20字以内にまとめるようにしましょう。
緊急ですぐにメールを開いて欲しい場合は、【】で囲むなどすると、相手の目に留まりやすいです。

・Re
お客様から来たメールにそのまま返信するとRe:がつきます。
同じ人と何度もやり取りをして、Re:Re:Re:と何度も続くと失礼な場合もありますので、2〜3回以降は件名を書き直した方がいいでしょう。
どのメールに対しての返信なのか、分かりやすくするためにも、相手が書いた件名は削除せず「Re:」は一つだけ残し、自分の件名を「Re:」の前に書き加えると、相手にも分かりやすくていいですね。

例えば

  • ○ 5日承知しました Re:打ち合わせの日程について
  • × Re:Re:Re:Re:Re:打ち合わせの日程について

といった感じです。

引用を利用する

元のメールの一部分をそのままコピーし、返信の際に貼り付けて利用するのが「引用」です。「<」「<<」など、引用していることがわかる記号を使いましょう。

相手の文章を利用することで、元のメールにどのような内容が書かれていたかを、確認する手間が省けますし、ひと目でどの内容に対する返信なのか分かりやすいです。

ただし、すべてを引用すると、メールの文章が長くなり、読みにくいので、必要な箇所のみを引用して返信するようにしましょう。

転送する場合

受信したメールを第三者に転送する場合、件名に「Fw:」というマークがつきます。
これで転送であることがわかるので、「Fw:」マークはつけたまま送信するようにしましょう。
(転送する文の内容を勝手に変更するのはいけません。)

また、転送をするときは送信者のアドレスや氏名が表示されています。
転送先にその情報を伝えては問題がある場合、個人情報保護の意味も含め削除することを忘れないようにしましょう。

ファイル添付

メールにテキスト、画像、PDFなどファイルを添付して送る機会は結構あると思います。
ファイルを添付する際には、送信先の相手が見ることができる形式なのか、相手のパソコン環境を確認してからにしましょう。

メールにデータ量が重いものを添付すると、相手に届かない可能性もあります。
プロバイダによっては、メールサーバーの使用量に制限があったり、一回で送信(受信)できる容量に制限がある場合がありますので、予め確認しておくことが必要です。

基本的には、データ量が重い場合や、複数のファイルを送信する場合は、圧縮して、インターネット上のデータ送信サービスを利用した方が相手に確実に届きます。

例えば、
・データ便
・ギガファイル便

など、無料で使えるものがいくつかありますので、利用するようにしてください。

ファイルには、個人情報などを含むものがある場合があります。
そのような場合は、パスワードをかけ、外部に情報がもれないように気をつけましょう。

まとめ

ビジネスでメールを使う際、送信時に気をつけたいことについてお伝えしてしました。
日頃から何気なく使っているメールにも基本的なマナーがあります。
送信先の相手に伝えたい内容がきちんと伝わるよう、基本的なマナーを踏まえて、メールを使う必要があります。
是非、心がけるようにしてください。

 

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