あなたは万全?顧客情報を管理する時の注意点

みなさん、お客様の個人情報管理はどのようにしていますか??
お客様とやり取りするのに、名前、メールアドレス、住所、電話番号などは必要なので、何かしらのお客様の情報はお持ちだと思います。

そのような顧客情報は、自分のパソコンで管理していますか?
それともクラウドなどを使って管理していますか?

クラウド上で管理している場合は、サービスを提供している業者が責任を持ってセキュリティの管理をしていると思いますが、個人で管理をしている場合は、自分で気をつけなければなりません。

それでは、個人で管理している場合、どのように管理していますか?
おそらく、自分のパソコンのデスクトップ上でリストを管理している。
そういう方が多いと思います。
デスクトップに置いておくだけ。それで本当に大丈夫なのでしょうか。

大手企業でも、ウイルスやサイバー攻撃によって個人情報が流出するニュースはたまに見ますよね。
その被害は莫大なものになっています。
個人相手ににサイバー攻撃は少ないとは思いますが、ウイルス感染は大いにありえます。
セキュリティソフトをインストールしていても、決して万全ではありません。

考えてみてください。
自分が原因でお客様の個人情報を流出させたとしたら?
考えただけで恐ろしいですよね。

そうならないように、個人でもきちんとお客様の情報を管理する必要があります。
今回は、自分のパソコンで顧客情報を管理する時の方法について、お伝えいたします。

自分のパソコンで顧客情報を管理する時の注意点

管理データにパスワードをつける

個人情報を管理しているワード、エクセルなどのデータにはパスワードをかけるように心がけることです。
いつどんな方法で、ウイルスが感染し、あなたのパソコンの情報を抜き取る可能性があるか分かりません。
大切な情報はパスワードをかけて管理する習慣をつけましょう。

外付けのハードディスク、USBなどで管理する

過去にやり取りをしたお客様のデータなど、今すぐ使わない情報は、外付けのハードディスクやUSBなどに移し、保管しておく方が安心です。
インターネットに繋がっていると、ネットの回線を通してウイルスが広まる可能性が高くなります。
大切なデータは、インターネットに繋がっていない環境で保管しておくことも必要です。

使わない情報は削除する

もう使わないと思われる個人情報は削除してしまう方が安全です。
使わないデータをいつまでも持っている必要はありません。
一度顧客データを整理し、使わないデータは削除するようにしましょう。

まとめると

・現状で使っている情報には、パスワードをかける
・今すぐ使わない情報は、インターネットが繋がる環境から切り離して保管する
・もう使わない情報は削除する

になります。
顧客情報の管理には十分気を付けるようにしましょう。

では、最後に契約書や請求書をメールで添付する時の注意点についてお話しておきます。

メールで個人情報ファイルを送る時の注意点

  • お客様との契約が決まったので、契約書をメールで送った。
  • 講習料の請求をしたいので、請求書をメールで送った。

など、お客様へ大切な書類をメールで送る機会は数多くあると思います。
最近は、オンライン講座などが増えているので、尚更多いのではないでしょうか。

契約書や請求書には、必ず個人情報が書いてあります。
メールで添付する際には、必ずパスワードをかけるようにしましょう。

メールは、イメージ的に自分と相手だけのやり取りと思いがちですが、サーバーを介して、自分から相手の所へ届きます。
サーバーがハッキングされた、などの何かしらのトラブルが発生した場合、お客様やあなたの個人情報が流出する可能性は大いにあります。
大切な書類をメールで送る場合は、書類にパスワードをかける癖を付けるようにしてください。

また、これは基本的なことですが、パスワードは、書類を添付したメールではなく、もう一度新しいメールを作成し、別のメールで送るようにしてくださいね。

まとめ

お客様の個人情報を管理する時の注意点についてお話しました。
最近は、手口が巧妙になっていて「知らない間にウイルスに感染していた」という可能性がないとも言い切れません。
ウイルスに感染しないためにも、セキュリティーソフトはインストールするようにし、大切なデータの管理には十分気を付けるようにしましょう。

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